Kurs: Styrearbeid og møteledelse i studentforeninger
I dette kurset får dere en innføring i generelt styrearbeid, hvordan styret på best mulig vis kan jobbe sammen og hvordan dere gjennomfører gode møter.
👩🏿⚖️ 1. Styrearbeid
Det ligger litt i ordet? Et styre skal nettopp styre og bestemme.
Et styre er den øverste ledelsen i organisasjonen og velges av foreningens medlemmer. Styrets hovedoppgave er å sikre at det er forsvarlig organisering og drift. Her er regnskap og økonomi spesielt viktig.
Styret har ansvaret for at organisasjonen drives på best mulig måte med hensyn til medlemmenes interesser og det medlemmene har vedtatt.
Styret skal bestå av styreleder, nestleder og minst ett styremedlem. Styret ledes av styreleder. Styremedlemmene kan også ha andre roller som økonomiansvarlig, arrangementansvarlig eller PR-ansvarlig.
🎩 Styrets oppgaver og ansvar
For å nå organisasjonens mål er en avhengig av best mulig organisering og drift. Høyt på den lista står naturligvis penger i kassa, i hvert fall å sørge for pluss-regnskap. Styrets viktigste oppgaver og ansvar er derfor:
Sørge for at den daglige driften skjer forsvarlig etter klare retningslinjer, med kontroll og tilpasning av organisasjonens aktiviteter. Herunder ansettelse og oppfølging av daglig leder hvis denne stillingen skal fylles.
Ivareta det overordnede ansvaret for både kortsiktige og langsiktige planer, med hensyn til budsjetter, økonomiske rapporter og generelle retningslinjer.
Ha kontroll på organisasjonens regnskap og helhetlige økonomiske stilling. Det er for eksempel styrets ansvar at organisasjonen alltid har forsvarlig med egenkapital, og at likviditeten er tilfredsstillende. Er egenkapitalen og/eller likviditeten dårlig, må styret ta grep, for eksempel ved å innkalle til styremøte, og kanskje ekstraordinær generalforsamling.
Likviditet betyr betalingsevne - altså de pengene man har tilgjengelig for å betale regningene sine til forfall.
Med god likviditet kan man lett betale regningene/dekke utgiftene sine, mens man ved dårlig likviditet sliter med å gjøre opp for seg.
Trenger dere påfyll av kunnskap om foreningsøkonomi? Det finnes et økonomikurs også:
Økonomikurs for studentforeninger🎬 Film: Dette er viktig for et godt samarbeid i styret
Å inneha et verv i styret kan kreve mye av både hver enkelt og av styret som gruppe. Tonje Berg Furustad er rådgiver for studentrelasjoner i SSN, kan mye om styrearbeid og i filmen under forteller hun blant annet om hvordan dere kan gjøre et godt arbeid sammen i styret.
Tonje Berg Furustad er rådgiver for studentrelasjoner i SSN og deler sine beste råd om godt samarbeid i styret.
Hvilken vei skal vi og hvordan kommer vi oss dit?
Bli enige om hvor dere skal og hvordan dere skal komme dere dit. Hvilken vei skal dere gå for å nå målene? Husk at de som opprettet organisasjonen fra start av, satte formålet med organisasjonen og det må dere huske å ta med inn i arbeidet (om ikke dette har blitt endret underveis).
Forventningsavklaring
Det er lite som kan skape mer trøbbel i et samarbeid enn forventninger som ikke innfris. Og da er det viktig at man har snakket og løftet på agendaen. Så fort som mulig.
Det er rett og slett pip umulig for folk å gjette seg til hva du forventer av dem, hvis ikke du har fortalt dem det.
Dersom samarbeidet begynner å lugge, om du begynner å bli irritert, frustrert og mister motivasjonen og engasjementet, så handler det svært ofte om forventninger som ikke innfris. Da har man antageligvis ikke gjort denne øvelsen innledningsvis. Eller så har man gjort, men glemt hva man snakket om den gangen. Da er det bare å dra den frem igjen, for noen har jo selvfølgelig skrevet ned disse punktene.
Bruk tid på å bli kjent med hverandre. Dette kan ikke presiseres godt nok. Det er mye lettere å forstå hverandre, gi hverandre tilbakemeldinger på godt og vondt og ikke minst hjelpe hverandre når det kniper litt ekstra; kanskje du må jobbe den dagen, du er i praksis eller det skjer et eller annet som gjør at du trenger litt hjelp.
Når det er sagt så er det også viktig å være bevisst det motsatte. Dersom man er innmari gode venner fra før eller har en eller annen relasjon, positiv eller negativ, så er det viktig at man klarer å skille dette ifra hverandre, privat og i styrearbeidet. Hvis ikke kan det gjøre det utfordrende.
Det er også viktig at dere fremstår profesjonelle utad, slik at det ikke virker skremmende for de som eventuelt er interessert i å bidra seinere. På stand fremsnakker man alle de positive opplevelsene og erfaringen man gjør seg som frivillig, og det stemmer dårlig med å sitte i kantina med å sutre og klage på andre styremedlemmer, at det er for mye å gjøre, konflikter, baksnakking mellom jentene eller «guttastemning».
📍Refleksjonsoppgave
Hvilke forventninger har du?
Jeg forventer at jeg vil bidra med ...
Jeg forventer at jeg setter meg godt inn i og blir kjent med min egen og andres roller.
Jeg forventer at mine egenskaper ... , kan bidra positivt inn i arbeidet.
🎬 Film: Hvordan skape et bærekraftig styre?
På Joker'n studentkro på USN Campus Ringerike tok studentene Eirik Sandal og Tuva Pettersen over etter at det forrige styret forsvant uten å tenke på at det skulle komme noen etter dem. Se hvordan det gikk:
Studenter kommer og går og da hele styret i Jokern Studentkro forsvant, ble det vanskelig å starte opp på nytt for det nye styret. Eirik og Tuva deler sine erfaringer fra studentkroa Jokern på USN Campus Ringerike. 👊
Driver dere også et studenthus med bar og skjenkebevilling? Da anbefaler vi e-læringskurset Ansvarlig vertskap!
Kurset er finansiert av Helsedirektoratet, og er ment som et forebyggende tiltak mot overskjenking og andre brudd på alkohollovens bestemmelser. Kurset gir dere:
Basiskunnskap i alkoholloven for de som skjenker og håndterer alkohol på skjenkesteder.
Godt grunnlag for refleksjoner og diskusjoner blant bar-gjengen, feks på møter.
Kurset består av ni bolker og man får kursbevis når alle er gjennomført:
Introduksjon
Situasjoner i døra
Situasjoner i baren
Situasjoner ved bordet
På personalmøte
Trygg på festival
Illegale rusmidler
Alkoholens påvirkning på kroppen
Internkontroll
SSN har fått lov til å dele e-læringskurset Ansvarlig vertskap av vår samarbeidspartner KORUS (Kompetansesenter for rusfeltet).
For å ta kurset (GRATIS) bruker du kurslenken under og registrerer deg med brukernavn (e-post) og passord og denne tilgangskoden: AVe0090 (velg «Benytt AVE-kode»).
Ansvarlig vertskap-kurset finner du her.
🗣 Erfaringsoverføring til nytt styre
Når et nytt styre blir valgt, må informasjonen i Brønnøysundregisteret oppdateres og tilgang til bankkontoer, e-postlister og sosiale medier overføres.
Vi anbefaler at alle med leder- og styreverv skriver erfaringsskriv med arbeidsbeskrivelser og årshjul som de gir til sine arvtakere. Det kan være lurt å skrive kontinuerlig gjennom vervet, da man ofte glemmer ting som er greit å ha med.
Sett gjerne av en helg med det nye styret, der man kan gå gjennom større tema i plenum, der avtroppende og påtroppende kan snakke to og to, og påtroppende kan stille spørsmål om ting de er usikre på. Gå gjennom årshjul, budsjett og regnskap på slike samlinger.
📍 Refleksjonsoppgave
Tenk deg at du er ny i vervet som arrangementsansvarlig i styret. Hvilke forventninger har du?
🎤 2. Møteledelse
Det kan fort bli mange møter og møter tar tid! Derfor er det viktig å vite hvordan man på best mulig vis kan holde gode og effektive møter.
1. Avklar først:
• Må møtet holdes fysisk?
• Må det holdes nå?
• Er et digitalt møte eller en e-post et bedre alternativ?
2. Spar møtetid – planlegg skikkelig
• Forbered sakslista og eventuelle presentasjoner.
• Bestill møterom og teknisk utstyr i tide.
• Sørg for referent.
3. Vær nøye med innkallingen
• Hold deltakerantallet så lavt som mulig.
• Sett opp en dagsorden/agenda som det er mulig å holde.
• Send ut innkallingen med sakspapirer i tide.
• Oppgi møtets start- og sluttidspunkt.
4. Ha alt klart
• Vær på plass i god tid.
• Sjekk det tekniske utstyret.
5. Vi starter med
• Minn om hensikten med møtet.
• Vær presis i spørsmålsstillingene.
• Slå fast når møtet skal slutte.
• Sjekk om det er kommentarer/saker til eventuelt.
• KJØR!
6. Styr diskusjonen
• Vær både «gullgraver», «vidde-vakt» og «kaptein».
• La alle komme til orde.
7. Bruk hue – ikke klubba
• Husk at du har med mennesker å gjøre.
• Ivareta så vel «person»- som «sak»- siden av prosessen.
• Lytt mer enn du snakker.
• Gi ros for gode forslag.
8. Trekk ut hovedpunktene
• Oppsummer diskusjonen underveis (slå fast hva det er enighet om, formuler konklusjonene klart).
• Sjekk at referenten har fått det med seg.
• Klargjør hvordan konklusjonene skal følges opp.
• Fordel ansvaret for videreføring.
• Sett tidsfrister.
9. Slutt i tide
• Overhold avtalt møtetid.
• Avtal heller et nytt møte hvis tiden ikke strakk til.
• Men husk første møtebud!
🎬 Film: Tonje i SSN gir en liten innføring i det viktigste som skal til for å holde et godt møte:
Alle har vel vært borti møteplageren eller møter som går langt over oppsatt tid? 🤯 Tonje er rådgiver for studentrelasjoner i SSN og kommer med noen smarte tips til hvordan dere kan holde gode møter.
🤔 Har du glemt de tre punktene fra filmen? Her er de:
Start til tiden – folk setter pris på at du har respekt for tiden deres.
Skriv talerliste og ha kontroll på den.
Slutt til tiden - gjerne 5 minutter før.
Husk også disse to punktene:
Det kan også være greit å huske disse ekstra punktene, som er like viktige i formelle møter, som i arbeidsmøter og styremøter:
Sørg for at deltagerne oppfører seg som folk.
Få kontroll på møteplagere: De som diskuterer bare fordi de liker å høre sin egen stemme. Det er ikke pent å kalle dem det, men de fleste skjønner hvem det er. Og de er stort sett alltid representert. Det er ikke bra om én person dominerer debatten, så det må man rett og slett få stoppa med en gang. Det er jo selvfølgelig en kjip opplevelse, men det venner man seg til etter hvert.
👔 Formelt møte? Lær deg kjørereglene
Kjøreregler for formelle diskusjoner, f.eks. årsmøte eller generalforsamling
Diskusjoner og debatter kan være mer eller mindre formelle. Her skal vi se på kjørereglene for hvordan vi diskuterer i mer formelle settinger.
For at en diskusjon med mange deltakere skal foregå i ordna former, trengs det en ordstyrer som leder diskusjonen, og som sørger for at regler og tidsrammer blir overholdt.
Gangen i diskusjonen er vanligvis slik: Ordstyreren ønsker velkommen og presenterer saken som skal diskuteres. Etter denne innledninga kan deltagerne be om ordet ved å rekke opp handa.
Ordstyreren noterer navna på talerlista og gir ordet til deltagerne etter tur. Når en deltager er ferdig med innlegget sitt, stryker ordstyreren navnet fra lista og gir ordet til neste taler. Det er mulig å tegne seg på lista flere ganger. Vi ber om replikk ved å rekke opp hånda og si "Replikk!", eller ved å rekke to fingrer i været i V-tegn. Det er vanlig å tillate to replikker per innlegg.
Men det fins også en annen måte å komme til orde på: Vi kan be om replikk. En replikk er en kort kommentar til det siste innlegget. Vi kan altså ikke ta opp et nytt punkt i en replikk. Da må vi tegne oss på talerlista i stedet, slik at vi kan holde et innlegg.
Vi ber om replikk ved å rekke opp hånda og si "Replikk!", eller ved å rekke to fingrer i været i V-tegn. Det er vanlig å tillate to replikker per innlegg.
Ordstyreren må også passe på at tidsramma for diskusjonen blir overholdt. Hvis tida begynner å bli knapp, kan hen begrense taletida eller sette strek. Da gir hen beskjed til deltagerne om at de som ønsker å ha innlegg, må tegne seg på talerlista med en gang. Når strek er satt, kan ingen tegne seg lenger.
Ordstyreren avslutter så diskusjonen med ei kort oppsummering av hva deltagerne har kommet fram til. Dersom diskusjonen skal munne ut i et vedtak, går saken nå videre til avstemning.
Ordstyreren skal også sørge for at alle deltagerne "oppfører seg som folk". Tonen skal være høflig og saklig. Fornærmelser og trakassering er uakseptabelt i en diskusjon.
Møteplagere er en merkelapp som ofte settes på personer som diskuterer bare fordi de liker å høre sin egen stemme. Det er ikke bra om en person dominerer debatten, for det skal være rom for mange synspunkt og stemmer i en god diskusjon. Vi kan stoppe enkelte fra å ta opp for mye av fellestida ved å begrense taletida til hver enkelt og ha en egen tidtaker som gir beskjed når tida er ute. Vi kan også foreslå å begrense antall innlegg hver deltager kan ha. Det er sjelden at flertallet på møtet hindrer oss i å gjøre dette. Ellers gjelder det å klubbe ned alle forsøk på avbrytelser og innlegg utenfor talerlista. I tillegg har ordstyrer lov til å avbryte innlegg som ikke gjelder saken som blir diskutert. Dette kan også løses ved å ha en egen relevans-sjekker, som kan gripe inn når noen beveger seg for langt bort fra saken.
Ulike typer møter
På stiftelsesmøtet samles de som er interesserte i å starte opp en forening. Her blir det fastsatt hva som er formålet med foreningen, og hva eventuelle oppgaver skal være. Her velges også styret og vedtekter for foreningen. Det er lurt å ha forslag til mål og vedtekter klart før møtet.
På årsmøtet kalles alle medlemmer inn, og her er det vanlig at alle kan stemme over sakene som tas opp. Det pleier å være en tidsfrist på å sende inn saker til årsmøtet, og dette er det viktig at man kommuniserer tydelig.
På årsmøtet behandler man: regnskap og årsmelding fra året som er gått, samt budsjett og arbeidsplan for neste år. Her kan man også velge nytt styre og nye roller i tillegg til å gjennomgå (og eventuelt endre) foreningens vedtekter.
Vedtektene avgjør hvem som skal delta for at styremøtet være beslutningsdyktig.
Her er alle tanker og ideer velkomne! Færre krav til hvem som deltar. Leverer forslag til styremøtet, hvor planer vedtas.
Holdes i forkant av aktiviteter. Lager kjøreplan og arbeidsplan med ansvarsområder.
Holdes i etterkant av aktiviteter med fokus på hva som gikk bra, og hva som kan gjøres bedre.
Et ekstraordinært møte er et møte som skiller seg fra det vanlige møtemønsteret på grunn av sin uvanlige karakter, hastende behov eller spesifikke formål.
Refleksjonsoppgave:
Hvordan ser du for deg at du vil håndtere en “møteplager”?
Alle har møtt en møteplager, men har du prøvd å stoppe hen?
✋🏾 Hvordan lykkes som deltager i diskusjonen?
Reglene over er viktige kjøreregler for både de som leder og de som deltar i diskusjonen. Men hva med selve innholdet i diskusjonen? Her ser vi nærmere på hva du må tenke på for å lykkes som debattant.
Still forberedt
Dersom du vil oppnå noe i en formell diskusjon, må du stille forberedt. Studer sakslista nøye. Er det saker der som du synes er viktige? Les gjennom sakspapirene og kontakt møteledelsen dersom du synes informasjonen er mangelfull. Det er for seint å be om dette når du kommer på møtet. Du stiller mye sterkere i en diskusjon dersom du på forhånd har tenkt gjennom det du vil si slik at du kan begrunne meningene dine. Tenk også over hvilke argumenter motstanderne dine mest sannsynlig vil komme med, og hvordan du kan møte dem.
Tips til en vellykka diskusjon
Under diskusjonen er det viktig at du følger med på det som skjer, slik at du ikke hefter andre med utspill som bygger på feiloppfatninger og misforståelser. I tillegg gjelder det å være høflig, rolig OG:
Vær kort! De fleste syns det er slitsomt med lange enetaler. Uttrykk deg presist og knapt, og på enkleste måte.
Snakk om én ting om gangen! Har du mye på hjertet, be heller om ordet en gang til.
Bruk gjerne konkrete eksempler, det engasjerer og letter forståelsen.
Hold deg til saken! Da vinner du sympati, og alle sparer verdifull tid.
Vær positiv! Pek på fordelene ved forslaget ditt framfor å rakke ned på motstanderen. Understrek det dere begge er enige om.
Dersom du kritiserer, bør du komme med et forslag som du mener er bedre.
Husk: Skill sak og person!
Lytt! Hør godt etter hva de andre sier og noter det viktigste. Ikke avbryt, men vent til det er din tur før du kommer med motargumenter.
Som møtedeltagere og debattanter i møter har alle ansvar for å bidra til at diskusjonen blir vellykket og de fleste kan lære noe av tipsene over.
🏅 Gratulerer! Du er ferdig med kurset i styrearbeid og møteledelse. Nå er det bare å brette opp ermene og sette i gang med gode møter og helproft styrearbeid. Vi heier på deg!
ALT om studentforeninger🔗 3. Lenkesamling
10 bud om møteledelse til nedlasting (PDF) - Statsforvalteren.no
Om kjøreregler i formelle møter - NDLA, nasjonal digital læringsarena
Spørsmål om kurset eller foreninger?
Lurer du på noe i kurset eller trenger du hjelp med vervet ditt?
Vil du ta et kurs til?
Økonomikurs for studentforeningerTakk til:
For deling av materiale, ressurser og erfaringsutveksling 🫶