Et bilag et et vedlegg til regnskapet som viser hvor dere har brukt eller fått penger fra. Dette kan være fakturaer eller kvitteringer. Et bilag inneholder navn, adresse og fødsels- eller organisasjonsnummeret til den som har levert tjenesten.

De aller fleste foreninger har en bankkonto, og noen foreninger har også et bankkort i foreningens navn. Når du bruker bankkortet, og ikke får et godt nok bilag ved transaksjonen, eller du har en bankoverføring uten et godt bilag, kan du supplere med et kort- og bankbilag. Denne fremgangsmåten kan du også bruke om du skal refundere et utlegg.

I skjemaet er det to datofelt. Dato er den dagen kjøpet ble gjennomført, bokføringsdato er den datoen transaksjonen ble ført i regnskapet. Husk å legge ved kvitteringen for kjøpet med kontantbilaget.

Bilaget skal signeres av både den som har gjennomført transaksjonen og den som godkjenner (dette bør ikke være samme person).

Last ned mal for bank- og kortbilag.

Dersom foreningen har en kontantkasse, kan medlemmer av foreningen betale utlegg med foreningens kontanter. Da må man fylle ut et kontantbilag som skal legges ved dokumentasjonen (ofte kvittering) i regnskapspermen (eller lastes opp som bilag dersom foreningen har digitalt arkiv).

I skjemaet er det to datofelt. Dato er den dagen kjøpet ble gjennomført, bokføringsdato er den datoen transaksjonen ble ført i regnskapet. Husk å legge ved kvitteringen for kjøpet med kontantbilaget. 

Bilaget skal signeres av både den som har gjennomført transaksjonen og den som godkjenner (dette bør ikke være samme person). 

Det er ikke et krav at man skal bruke et faktureringsprogram dersom man kun skal sende en enkel faktura. Men dersom man har en større mengde fakturaer, kan det likevel raskt lønne seg. Det er uansett noen opplysninger en faktura skal inneholde:

• Fakturanummer og dato

• Selgers navn

• Selgers org.nr

• Beskrivelse av tjenesten

• Avgiftssats (mva) med beløp i NOK

Hver faktura skal ha et unikt fakturanummer som hentes ut av en løpende serie. Første faktura skal ha fakturanummer 1, nummer to skal ha fakturanummer 2, osv…

Her kan du finne en fakturamal.

Utgift og kostnad brukes om hverandre når vi snakker om å bruke penger. Kort fortalt skjer utgiften når du kjøper noe/gjennomfører betalingen, mens kostnader per definisjon oppstår når du faktisk bruker det du har kjøpt.

Alle føringer i regnskapet føres på to sider, pluss = debet og minus = kredit.

På debetsiden føres kostnader og eiendeler. På kredit-siden føres inntekter, egenkapital og gjeld. På denne måten oppstår det balanse i regnskapet - det går i null. 

Bokføring betyr registreringen av inntekter og kostnader inn i regnskapet, som ligger i et regnskapssystem.

Årsregnskap viser faktiske inntekter og utgifter for året som har gått. Et årsregnskap består av resultatregnskap, balanse og noter:

• Resultatregnskapet viser om du har gått med overskudd eller underskudd for året som har gått.

• Balansen viser på den ene siden eiendeler, på den andre siden egenkapital og gjeld dette skal gå i null, altså balansere.

• Til slutt har vi notene, notene forklarer eller gir tilleggsinformasjon til de ulike poster i regnskapet.  

Eiendeler i regnskapet omfatter alt det som foreningen eier. Dette gjelder alle gjenstander som har en verdi slik som varelager, bankkonto og penger som andre skylder dere (kundefordringer).

En kontoplan er en oversikt over alle regnskapskontoene som en bedrift bruker, men det er ikke bankkontoer vi snakker om her. Kontoene har fire siffer og benyttes for å gjøre regnskapsføringen mer oversiktlig. Ut ifra denne oppstillingen kan man skille mellom inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld i virksomhetens regnskapsføring.

EHF står for elektronisk handelsformat og er en type faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers økonomi- eller fakturasystem. Dette er en rask og trygg leveranse av faktura ettersom den leses automatisk. For å kunne sende en EHF-faktura må du derfor ha et fakturasystem som støtter slik faktura.

Kravene til fakturaen er de samme. Når du skal sende fakturaen må du vanligvis bare registrere organisasjonsnummeret, med eventuelle andre opplysninger organisasjonen krever, i fakturaprogrammet og sende derfra som EHF-faktura.

De fleste fakturaprogrammer støtter dette i dag, så her bør du heller se på hvilke som er enkle, rimelige og tilpasset deres bruk. Noen tar betalt per faktura, mens andre for tjenesten generelt.

Dersom foreningens avgiftspliktige omsetning er over 50 000 kroner i løpet av 12 løpende måneder krever det at foreningen er momsregistrert.

Du kan finne informasjon om momsregistrering hos Skatteetaten.

En skattefri organisasjon har i utgangspunktet samme plikter som andre arbeidsgivere. Likevel, når lønn for samlet utbetaling ikke overstiger 10 000 kroner til en person i løpet av året, skal det ikke trekkes forskuddstrekk.

Les mer på Skatteetaten sine nettsider.

Det finnes flere ulike støtteordninger for studentforeninger. SSNs studentmidler har søknadsfrist fire ganger i året, men det finnes også andre muligheter.

Les mer om ulike støtteordninger og inntektskilder.

Ulike foreninger gjør dette på forskjellige måter. Noen har årlige innbetalinger på 2-300 kroner, andre har en engangsinnbetaling for livslangt medlemskap. Det viktigste er at man setter kontingenten slik at regnskapet går i balanse.

Det er like vanlig å ikke ha en medlemskontingent.

Ved mistanke om tyveri bør leder ta opp mistanken med vedkommende. Dersom vedkommende innrømmer tyveriet trenger man ikke nødvendigvis å gå til anmeldelse, men man kan lage en kontrakt for tilbakebetaling/oppgjør som underskrives av begge parter. I kontrakten bør man da innlemme konsekvenser ved kontraktsbrudd, som kan være politianmeldelse eller renter.

Studenter som opprettholder seg i Norge i mindre enn 6 måneder får tildelt D-nummer. Dersom studenten skal oppholde seg i Norge i mer enn 6 måneder må det meldes flytting til Norge og søkes om et fødselsnummer. I Brønnøysundregisteret må en fylle inn korrekte roller og d-nummer eller personnummer på alle medlemmer i styret for å gjøre endringer.