Personvernerklæring Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge (SSN)

1. Om personvernerklæringen

Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge (SSN) er et særlovsselskap underlagt Lov om Studentsamskipnader (LOV-2007-12-14-116 med senere endringer). I henhold til denne loven er SSN sitt formål å ta seg av studentenes velferdsbehov ved det enkelte lærested. En studentsamskipnad skal tilby tjenester til studenter. I begrenset omfang kan en studentsamskipnad også tilby tjenester til andre enn studenter.

For å utføre sin virksomhet kan SSN, i henhold til Lov om Studentsamskipnader, stifte eller delta i selskap. Selskaper der SSN eier så mange aksjer eller andeler at de representerer flertallet av stemmene, anses selskapet som datterselskap. Denne personvernerklæringen gjelder SSN og SSNs datterselskaper.

Personvernerklæringen omhandler hvordan opplysninger, herunder personopplysninger, som SSN samler inn, blir behandlet, delt og lagret i forbindelse med SSN sin kommunikasjon med deg, herunder bruk av Min side og aktuelle tjenester, appen Student Sørøst, fagsystemer for våre virksomhetsområder og på vår nettside www.ssn.no, videre omtalt som «SSN-tjenestene».

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, IP-adresse og medlemshistorikk.

Ansvarlig for behandlingen av personopplysningene (behandlingsansvarlig):

Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge (SSN)
Org.nr. 914 458 811
Raveien 189 B
3184 Borre

2. Formålet med å samle inn personopplysninger

For å kunne tilby alle våre kunder så gode tjenester som mulig, gjøre tjenestetilbudet og informasjon om dette tilgjengelig, og gjøre det enkelt for kundene å betjene sitt helhetlige kundeforhold til SSN, innhenter, behandler og lagrer SSN personopplysninger om sine kunder.

Formålet med innsamlingen er å tilby deg som bruker et best mulig tjeneste- og servicenivå, samt å gi deg oversikt over og informasjon om dine studenttilbud, medlemskap, søknader, avtaler og leieforhold gjennom SSN. SSN-tjenestene gir kunden muligheter til å organisere studenthverdagen digitalt, herunder tjenester knyttet til blant annet studentbolig, barnehage, trening og andre studentaktiviteter.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler brukernes persondata for å oppfylle nevnte formål. Det er viktig at brukeren gjør seg kjent med denne da de ved å ta i bruk SSN-tjenestene gjør det nødvendig for SSN å behandle personopplysninger om brukeren.

Personopplysningene blir behandlet i henhold til personopplysningsloven, EUs forordning for personvern, bokføringsloven og eventuelle andre relevante lover. Der innhenting, behandling og lagring ikke er hjemlet i lov/forskrift eller er spesifisert i avtale og kontrakt som inngås som kunde, vil vi innhente samtykke fra kunde.

3. Dine rettigheter

SSN er forpliktet til å følge gjeldende regler om personvern. Reglene gir deg blant annet rett til å:

• Trekke tilbake og endre dine samtykker.

• Få personopplysninger vi ikke lenger har behov for å oppbevare slettet fra våre registre og systemer.

• Få rettet uriktige personopplysninger.

• Få innsyn i personopplysninger som er lagret om deg i våre datasystemer.

• Kreve at opplysningene SSN har om deg kan overføres til en tredjepart som du bestemmer.

• Klage til Datatilsynet dersom du mener at SSN ikke håndterer dine personopplysninger på lovlig måte.

Kunde kan få innsyn, rettet og slettet opplysninger ved å kontakte SSNs kundeservice.

4. Når samler vi inn og behandler opplysninger om deg?

For deg som kun har et forhold til SSN i kraft av at du har betalt semesteravgift, men ikke benytter deg av tjenestene våre, samler vi ikke inn noen personopplysninger.

For deg som har et kundeforhold til SSN utover å betale semesteravgift, fremgår det nedenfor en overordnet oversikt over når vi samler inn, behandler og lagrer dine personopplysninger i forbindelse med de avtaler/kontrakter/kundeforhold du har inngått med oss.

a)    Leietakere i studentbolig:

Gjennom å undertegne husleiekontrakt gir du SSN rett til å behandle og lagre persondata. Dataene lagres i 3,5 år etter at du avslutter ditt leieforhold. Fakturaer oppbevares i 5 år (ref. bokføringsloven). Dersom du søker men ikke får tildelt bolig, lagrer vi din søknad til du selv fjerner den og maksimalt i 2 måneder. 

Detaljert informasjon om behandling av personopplysninger for deg som er leietaker hos SSN Bolig finner du som egen informasjon om behandling av personopplysninger for våre beboere.

b)    Medlem i SSN Moov og studentidrettssentrene:

Gjennom å undertegne treningsavtale gir du SSN rett til å behandle og lagre persondata som er relevant for ditt kundeforhold. Dataene lagres hos vår underleverandør av medlemssystem «Online EDB AS». Dersom vi skal lagre treningsdata om deg, vil vi be om særskilt samtykke til dette.

c)    Brukere av SSNs helsetjenester:

De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra SSNs øvrige data. Brukere av helsetjenester og kurs, gir gjennom avtale/kurspåmelding samtykke i at SSN samler inn nødvendige persondata i forbindelse med dette.

Detaljert informasjon om behandling av personopplysninger for studenter som benytter SSN Helses tjenester. 

d)    Registrering på “Min Side” og i appen “Student Sørøst”:

Behandlingsgrunnlaget er “Nødvendig for å oppfylle avtale med den registrerte, art. 6.1.b”

Når du registrerer deg på Min Side eller laster ned Student Sørøst-appen vil du bli bedt om å opprette en brukerkonto og oppgi informasjon som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, nasjonalitet og epostadresse. SSN vil kunne samle inn informasjon om din påfølgende bruk av brukerkontoen, geografisk posisjon, innstillinger på Min Side og Student Sørøst, informasjon fra informasjonskapsler (cookies) og diagnostikkdata. Denne informasjonen benyttes for statistikk og dataanalyseformål, samt for å tilpasse brukeropplevelsen til den enkelte bruker (geografisk posisjon samles inn fordi SSNs tilbud er fordelt på mange geografisk ulike plasseringer, og er derfor nødvendig i statistikk/analysearbeid).

e)    Ved gitt samtykke til fordeler i Student Sørøst-appen eller Min Side: 

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningens art. 6.1.a.

For å gi deg tilgang til SSN Studentbonus (vårt fordelsprogram), klippekort, kuponger, samt relevante og tilpassede tilbud i Student Sørøst, må du gi oss ditt samtykke til å opprette en personlig lojalitetskonto tilknyttet din bruker i SSNs digitale plattform. På den måten kan du benytte deg av SSNs fordeler i Student Sørøst.

SSN vil lagre informasjon fra kjøp gjort etter registrering av din personlige lojalitetskonto i Student Sørøst hos SSN Mat og Drikke. Ved gitt samtykke vil det genereres en personlig konto, slik at fremtidig kjøp hos SSN Mat og Drikke automatisk kobles mot denne kontoen.

Registering av handlehistorikk vil bare bli gjort ved faktisk gjennomført betaling etter at den personlige kontoen er registrert i kjøpsøyeblikket på kasse eller nett.

f)    Bruk/opptjening av studentbonus:

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningens art. 6.1.a.

Dersom du har samtykket til Student Sørøst, har du samtykket til at SSN, basert på dine personopplysninger som beskrevet i punktet over, samler inn og analyserer informasjon om deg og ditt kundeforhold for å gi deg mer relevant informasjon og for å skreddersy tilbud fra SSN.

SSN lagrer informasjon fra kjøp gjort etter registrering av personlig lojalitetskonto, når kunden handler hos SSN Mat og Drikke, for å gi tilgang til SSN Studentbonus og klippekort, samt andre relevante tilbud i appen Student Sørøst, samt sende informasjon og tilbud på varer og tjenester basert på analyse av personopplysninger, som for eksempel handlehistorikk.

SSN vil sende informasjon i appen Student Sørøst, og om samtykke er registrert, også på SMS, andre digitale kanaler og/eller på e-post. Samtykkene kan når som helst trekkes tilbake på Min Side og i Student Sørøst, og muligheten for bruk av SSNs digitale tjenester reduseres tilsvarende. Tilgang og data knyttet til samtykket vil da slettes. Opptjent bonus i SSN Studentbonus vil da bli slettet.

g)    Brukerundersøkelser:

SSN vil av og til sende ut brukerundersøkelser til kunder som har registrert sin e-postadresse hos SSN, med det formål å få tilbakemelding på våre tjenester for å kunne forbedre SSN sitt tilbud til studentene. 

Vi lagrer historikk knyttet til din respons (åpning og klikk på lenker) på digitale kampanjer, e-post, SMS og innlogget aktivitet på Min Side og i Student Sørøst-appen. Du kan når som helst be om å få din historikk slettet ved å kontakte oss. Data slettes automatisk iht. punkt 6, arkivering og sletting av personopplysninger.

h)    Profilert reklame = Personlig tilpasset informasjon og markedsføring fra SSN:

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningens art. 6.1.a.

Du kan velge å samtykke til personlig tilpasset informasjon og markedsføring fra SSN. Dersom du godkjenner at vi sender deg slik informasjon, vil du fra tid til annen oppleve å få tilbud, kuponger og informasjon fra oss som baserer seg på din geografiske posisjon og/eller adferdsmønsteret ditt i for eksempel SSNs spisesteder, bokhandel eller treningssenter. Vi benytter ikke informasjon om deg knyttet til ditt forhold til SSN Helse, som er strengt konfidensielt og underlagt annen lovgivning.

Vi lover at vi ikke skal spamme deg, og at vi skal gjøre vårt ytterste for å sende deg tilbud, informasjon og kuponger som er relevante for deg. 

Vi sender personlig tilpasset informasjon og markedsføring på SMS, e-post eller som varsler i appen Student-Sørøst, avhengig av hvor du har samtykket til å motta slike tilbud og informasjon.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke. Dette gjør du ved å logge inn på Min side og fjerne samtykket eller ved å følge lenken der du mottok den personlige tilpassede informasjonen/markedsføringen.

Om du ikke samtykker til å motta personlig tilpasset informasjon og markedsføring fra SSN, vil du heller ikke motta denne type varsler.

i)    Cookies:

Nettstedet www.ssn.no bruker cookies. Cookies er små tekstfiler som nettstedet vårt lagrer på datamaskinen din for blant annet å ivareta brukervennlighet, navigasjon og analytisk kapasitet. Disse inneholder kun en liten tekstfil – ikke programmer, virus eller malware av annen natur. Cookies benyttes for å bedre brukeropplevelsen din ved at brukerinnstillingene og opplysningene dine fremkommer når du benytter de digitale SSN-tjenestene.

Du kan velge å slå av cookies, men vi kan da ikke garantere at brukeropplevelsen blir som ønsket og du kan miste viktig funksjonalitet, for eksempel når du skal bruke boligvelgeren på ssn.no.

Vi benytter Microsoft Clarity og GA4 (Google Analytics 4) for ssn.no og PostHog EU for Student Sørøst-appen for å samle inn informasjon om aktivitetene i digitale tjenester fra SSN. Denne informasjonen benyttes for statistikk og dataanalyseformål. Alle data som brukes til statistikk og dataanalyseformål anonymiseres og brukes kun aggregert.

5. Hvordan SSN bruker dine opplysninger

Informasjonen vi samler inn, opplysningene du selv har registrert, og opplysninger som oppstår gjennom kundeforholdet, brukes for å oppfylle våre avtaler med deg og utvikle og forbedre SSN-tjenestene.

SSN bruker opplysningene for å gi deg tilbud og kommunikasjon i tråd med de samtykker du har gitt. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, og vi vil da slette de opplysninger som ble lagret i tilknytning til det aktuelle samtykket. 

Personopplysningene dine blir bare brukt til andre formål eller oppgitt til en tredjepart med din tillatelse eller når det er nødvendig for at vi skal kunne utføre de kontraktsmessige forpliktelsene vi har overfor deg. SSN videreselger ikke personopplysninger til andre. Det er kun aggregert data som blir delt med tredjeparter.

Ved påmelding til våre konkurranser/arrangementer/kurs og lignende vil dine personopplysninger kun bli brukt til behandling av påmeldingen, praktisk informasjon i forkant av arrangement/kurs, tilsending av evaluering, for å få kontakt med deg om du vinner en konkurranse og ved eventuell oppfølging i etterkant. Deretter slettes dine personopplysninger når konkurransen/arrangementet/kurset er avsluttet og vinneren(e) er kontaktet.

Vi kan ved aktivt samtykke eller som en del av relevant kundeforhold:

• Bruke dine kontaktopplysninger til å sende deg informasjon, og til å invitere deg til å evaluere hvor fornøyd du var med bruk av SSNs tjenester.

• Formidle tilbud på SSNs tjenester og øvrige henvendelser fra SSN for markedsføringsformål direkte i SSN-tjenestene, og til øvrig kontaktinformasjon du har registrert i SSN-tjenestene, som e-post og telefon. Les mer i punkt 4.h. om Personlig tilpasset informasjon og markedsføring.

• Benytte dine personopplysninger og opplysninger om din bruk av tjenesten anonymisert for å hjelpe oss med å fatte beslutninger om salg, markedsføring og produktutvikling.

6. Arkivering og sletting av personopplysninger

Når du som student ikke lenger betaler semesteravgift til SSN og ikke lenger benytter noen av SSN sine tjenestetilbud, oppbevarer SSN persondata i en begrenset periode etter at kundeforholdet er avsluttet. Lengden på denne perioden avhenger av hva slags kundeforhold du har hatt til SSN.

Deretter slettes alle opplysninger om deg utover de opplysninger som bokføringsloven (5 år) og eventuell annen lovgivning krever lagret. Persondata som er knyttet til aktive lojalitetspoeng vil bli lagret i 5 år etter siste opptjening for å identifisere tilknytning til riktig person. Ønsker du at dine persondata slettes før dette må du ta kontakt med SSN.

Slettingen foregår automatisk og kontrolleres halvårlig av behandlingsansvarlig.

7. Behandlingsansvarlig

Etter personopplysningsloven har SSN rollen som behandlingsansvarlig. SSNs Administrerende direktør har fullmakt til å opptre som behandlingsansvarlig på vegne av SSN og SSNs datterselskaper. Behandlingsansvar for de ulike tjenestetilbudene kan delegeres til leder av aktuelle tjenesteområde.

Utleveres opplysninger om deg til SSN sine tjenesteleverandører, vil tjenesteleverandøren være databehandler for disse opplysningene, og SSN vil håndtere ansvaret for databehandlers håndtering av personopplysninger gjennom egne databehandleravtaler.

8. Hvem deler SSN opplysninger med (utlevering)

SSN kan i visse tilfeller, regulert av lovverk, levere opplysninger til myndighetene og til tilknyttede utdanningsinstitusjoner. SSN deler ikke dine personopplysninger for kommersielle formål eller markedsføringsformål uten ditt forutgående samtykke.

9. Hvem behandler dine opplysninger (databehandlere)

SSN kan benytte underleverandører for å levere, utvikle og forbedre SSN-tjenestene. Disse underleverandørene har ikke tillatelse til å benytte personopplysningene for andre formål. Underleverandørene blir da databehandlere, mens SSN forblir behandlingsansvarlig. SSN inngår databehandleravtaler med alle databehandlere som mottar/behandler/lagrer personopplysninger eller på noen annen måte har innsyn til persondata fra SSN.

10. Sikkerhet

Vi benytter flere forskjellige IT-systemer og metoder for å holde informasjonen din sikker når den overføres fra deg gjennom internett til våre servere. 

All informasjon og alle filer lastet opp til SSN-tjenestene blir kryptert ved opplasting til våre databaser.

11. Sosiale Medier

SSN publiserer innhold på Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube, på ssn.no og i Student Sørøst-appen. SSN vil ikke legge ut personopplysninger på disse stedene. SSN vil kunne benytte tilbakemeldinger fra kunder til å videreutvikle våre tjenester ytterligere.

Funksjoner for sosiale medier driftes enten av en tredjepart eller direkte på nettstedet vårt. Din bruk av slike funksjoner er underlagt personvernerklæringen til selskapet som leverer dem.

12. Endringer

SSN kan endre samtykkevilkår og personvernerklæring for å følge nye rettslige krav, og på grunn av endringer i vår egen praksis for innsamling og behandling av personopplysninger. Ved endringer som krever samtykke vil du bli bedt om å samtykke til nye vilkår når du logger på Min Side eller i appen Student Sørøst før endringene iverksettes.

Informasjon om andre endringer vil bli gitt på ssn.no.

13. Dine rettigheter

Som bruker av SSN kan du være trygg på at SSN tar ansvar for å beskytte dine personopplysninger. Du kan ha tillit til at vi samler inn, bruker og beskytter personopplysningene dine på en trygg og god måte.

SSN garanterer å:

• Være åpne om hvordan vi samler inn, bruker og lagrer dine personopplysninger.

• Kun bruke personopplysningene dine til det formålet vi har samlet dem inn for.

• Ikke samle inn eller behandle flere opplysninger om deg enn vi trenger for å kunne tilby deg SSN-tjenestene, eller hva du har samtykket til. 

Som registrert hos SSN har du i henhold til personvernlovgivningen rett til innsyn i dine persondata og rett til å få dine data endret, slettet eller utlevert, så sant ikke dette strider mot annet lovverk.

Du kan styre dine samtykker og valg gjennom tilpasning av dine samtykker knyttet til din profil hos SSN. Som innlogget har du også innsyn i dine personopplysninger og din kundehistorikk.

Innsyn i eventuelle øvrige lagrede opplysninger kan du få ved å ta kontakt med SSN Stab: [email protected]

Dersom du krever personopplysninger endret, slettet eller utlevert tar du kontakt med SSN Kundeservice.

14. Personopplysninger om jobbsøkere

SSN benytter Jobbnorge som jobbsøkersystem.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Det er kun den som får jobben som overføres til interne systemer for ansatte.

15. Personopplysninger om bedriftskunder i SSN Mat og drikke

Formålet med innhenting og bruk av personopplysninger av bedriftskunder, her spesifisert til SSN Mat og drikke, er for å effektivt kunne registrere inn samtlige brukere med fornavn, etternavn, RFID (adgangskortnummer) og mobilnummer i SSNs kassesystem.

Registrering av mobilnummer er nødvendig for å muliggjøre påfylling/innlogging av brukere.

SSN engasjerer følgende underleverandør i forbindelse med support og vedlikehold av SSNs kassesystem: Munu AS (foretaksregisteret: 925 095 435).

Personopplysninger som SSN forvalter på vegne av bedriftskunde kan ikke brukes til andre formål enn verifisering, innhenting av rapporter, opprettelse og vedlikehold av brukerliste i SSNs kassesystem uten at dette på forhånd godkjennes av bedriftskunden.

Behandlingsgrunnlaget er personopplysningslovens art. 6.1.b.

Ved opphør av avtale skal SSN slette personopplysninger fra alle lagringsmedier innen 21 dager etter avtalens opphør. Slettingen skal kunne dokumenteres.

Databehandleravtalen som foreligger mellom partene (bedriftskunden og SSN) vil alltid være førende.

Kontakt oss:

Har du spørsmål til behandlingen av dine personopplysninger, kan du kontakte oss her og merke henvendelsen med "Personopplysninger".

Du kan klage på hvordan SSN behandler dine opplysninger til:

Datatilsynet
[email protected]
22 39 69 00