🙋🏽 Hvorfor være frivillig?

What’s in it for me? Godt spørsmål! De beste til å svare på det er faktisk dere som allerede jobber som frivillige. Derfor spurte vi dere da vi møttes på seminar våren 2023:

PS. Filmen over finnes også i artikkelform om du heller vil lese.

🗣 Rekrutteringsprosessen

Selve rekrutteringsprosessen består av flere deler. Dere må vite hva dere er ute etter før dere kan lyse ut stillingene, deretter skal det leses søknader, kalles inn til, forberedes til og avholdes intervjuer. Til sist står man forhåpentlig igjen med en eller flere egnede kandidater som må vurderes og velges, og antageligvis noen som må få et ryddig avslag på sin søknad.

📄 Vervsbeskrivelsen

Beskrivelse av vervet - en vervsbeskrivelse skaper forutsigbarhet for både dere og søkerne:

• Det hele begynner med behovet. Hva trenger dere, hva skal vedkommende gjøre?  

• Ikke tenk hvem her, da begynner dere å se for dere kjønn, utseende, bakgrunn, type person osv. Da er det lett å se for seg hvem personen er i stedet for hvem som kvalifiserer til arbeidsoppgavene.

• Skriv ned arbeidsoppgaver og ansvar til vervet.  

• Skriv ned det dere tror kan være lurt av erfaring, utdanning og personlige egenskaper. Ikke vær for strenge her! Hvis dere har for høye krav, vil kanskje kun de som har høy selvtillit tørre å søke. Og husk at ikke alle er eller trenger å være ekstroverte. 

📢 Lyse ut stillinger

Nå er det klart for å lage en stillingsutlysning som publiseres eller henges opp fysisk. Denne skal være basert på vervsbeskrivelsen deres. Ikke begynn å trekke inn andre ting som dere ikke diskuterte under vervsbeskrivelsen. Da har dere ikke gjort jobben med vervsbeskrivelsen ordentlig!

• Skriv kort og godt om stillingen.

• List opp arbeidsoppgaver, ansvar, personlige egenskaper fra stillingsbeskrivelse.

• List opp krav/ønsker til erfaring og ønsker rundt personlige egenskaper.

• Hvem kan kontaktes ved spørsmål.

• Frist og hvordan sende inn søknad.

• Oppfordre gjerne alle til å søke.

Mer om SDSN i Drammen.

Vurder flere rekrutteringskanaler for å nå ut til flest mulig:

• Plakater.

• Sørøst-kalenderen.

• Poster i sosiale medier (Facebook/Instagram).

• Andre sosiale medier (LinkedIn? Discord? Jodel? TikTok? Twitter? Reddit?).

• Word of mouth.

• Snakke i forelesninger.

• Stå på stands.

• Legg til foreningen deres (gratis) på Frivillig.no (en portal for frivillige foreninger og organisasjoner).

Du kan lære mer om valg av kanaler i kurset om markedsføring for foreninger.

🤓 Lese CVer og søknader

• Viktig: Takk ALLE for søknaden deres.  

• Husk stillingsutlysningen. Det er fortsatt denne som gjelder. Hvis dere ikke er oppmerksomme her, kan lett din/deres personlige preferanser diskvalifisere søkere, fordi dere vurderer søknadene på ting som er irrelevant for stillingen. Dette kan være f.eks. utdanning, håndskrift/font på søknaden, språkbruk, personlig kjennskap, at du liker hobbyen deres, mm.

• Vær flere og gjerne ulike mennesker som leser CV og søknad. Mangfoldige rekrutterere gir mangfoldige kandidater.

• Kall inn til intervjuet.

🤝 Intervju

Forberedelse til intervju

• Lag en liste med spørsmål som dere mener avdekker om personen kan utføre arbeidsoppgavene og ellers passer til stillingen.

• Hva må dere huske på her? Ja, nettopp: stillingsutlysningen.

• Disse spørsmålene skal stilles til alle kandidatene. Dette kalles strukturert intervju, og er det aller beste metoden for å finne den beste kandidaten.

• Noter gjerne ned at kandidatene MÅ komme med eksempler i svarene sine. Viktig punkt.

• Hvor skal dere sitte? Et hyggelig og avskjermet sted.

• Ikke vær for mange intervjuere, det kan skape stress. To, maks tre intervjuere er nok.

Her finner du en huskeliste som kan være hjelpsom å bruke under intervjuet. Skriv den gjerne ut eller bruk den fra PCen under intervjuet.

Selve intervjuet – strukturert intervju

• Ønsk velkommen, skap en avslappet atmosfære, slik at kandidatene er mest mulig avslappet og dermed klarer å svare best mulig.

• Presenter dere selv og stillingen.

• Gå strukturert gjennom alle spørsmålene. Husk å notere og be om eksempler.

• Det er ikke noe i veien for at dere kommer med tilleggsspørsmål for å forstå bedre. Men ikke gå helt utenfor manus.

• Husk at dere er ordstyrere og må passe på tiden.

• Er dere i tvil om noe? Spør igjen, be om eksempler, be dem forklare igjen.

• Husk: vær åpen, objektiv og respektfull overfor ALLE kandidatene.

• Avslutt med å forklare hva som skjer nå.

Vurdering og utvelgelse

• Igjen, tilbake til stillingsutlysningen. Hvem kvalifiserer best, objektivt sett?

• Ring, og så send tilbud til rette kandidat før dere sender avlysning til resten.

• Når vedkommende har takket ja, husk å takke alle for innsendt søknad, og forklar at dere nå har valgt ut den som var best kvalifisert. Viktig: Dette skal sendes både til de som har vært og de som ikke har vært på intervju.

Hvordan gi avslag

Det kan være skikkelig vanskelig å måtte si nei til en som har søkt om å få bli med å sitte i styre og stell. Det er en ubehagelig beskjed å måtte gi, men det trenger ikke være så veldig komplisert. Det enkle er ofte det beste! Her får dere to enkle maler som kan brukes til å «let someone down easily».  

1. Finnes det en enkel grunn til at vedkommende ikke ble valgt, så si det! Vi tror søkere setter pris på tilbakemeldingen.  

2. En helt upersonlig e-post er kjipt å få. Vær hyggelig! Finn noe positivt å si, uansett.  

3. Gi beskjeden så fort som overhodet mulig!

Forventningsavklaring

Nå som rekrutteringen er over og styret er valgt, er det på tide å avklare forventninger. Målet med det er å sikre at alle er «på samme sted» slik at dere samarbeider godt fra start. Vi anbefaler en enkel «runden rundt», der alle i tur og orden forsøker å sette ord på sine forventninger. Det kan gjøres enten muntlig eller skriftlig, etter for eksempel følgende mal:  

1. Hva forventer du at DU skal få ut av å arbeide i denne organisasjonen?  

2. Hva forventer JEG av de andre? 

3. Hva mener du er organisasjonens viktigste oppgave på campus?  

4. Hvor mye tid forventer du å legge ned i styrearbeidet?  

5. Hva gleder du deg til?  

6. Hva tror du blir utfordrende?  

Sett av tid på et av de første styremøtene til å gå gjennom vervsbeskrivelsene på nytt. Er de tydelige? Vet alle hva som er lagt til de ulike vervene?

🏳️‍🌈 Mangfoldig kommunikasjon og rekruttering

Vi har tendens til å ansette personer som ligner oss selv. Dette er en utfordring for å utvikle mangfoldige arbeidsplasser og organisasjoner. Vær oppmerksom på språk. Husk at valg av ord, visuelle verktøy og hvilken type utforming dere bruker i kommunikasjon, kan trekke folk til seg, men også støte bort.

Noen ting dere bør tenke på når dere skal treffe så bredt som mulig:  

1. Ha en plan for hvordan dere tar imot nye medlemmer/deltakere. Har dere en mentor/støttespiller for nye medlemmer? Hvordan er kulturen i organisasjonen? Har dere et opplæringsprogram? Hvilke forventninger har dere til nye medlemmer og hva kan de forvente av dere?

2. Hvordan ser organisasjonen deres ut utenfra? Treffer dere mangfoldet i studentgruppen i måten dere presenterer dere selv på? Hvordan framstår dere for utenforstående? Er det lett å skjønne hvem dere er? Hva dere gjør? Står det hvordan man blir medlem? Virker dere som en gjeng det er lett å bli del av? Hvilke verdier og egenskaper utstråler dere? 

3. Universell utforming – kan alle delta på arrangementet dere har planlagt? Hvor står dere på stand, hvem kan oppsøke dere?  

4. Internasjonale studenter – er språk til hjelp eller hinder, hvem når dere ut til?  

💬 Promo med stand

Å stå på stand kan være noe av det nyttigste dere gjør for å få vist dere frem på campus. Men er enhver stand en god stand? Njæ. Det er noen ting dere bør tenke gjennom før dere søker om en standplass (som oftest ønsker utdanningsinstitusjonen at dere søker om plass før dere skal stå på stand, sjekk ut hva som gjelder der du studerer).

🎬 Huskeliste når dere skal stå på stand:

HUSK:

1. Stå foran standen!

2. Ha noe fysisk å gi bort. 

3. Kropp og stemme: Husk at du representerer deres organisasjon/forening. Tenk over kroppsholdning, smil, vær selvsikker og ikke minst: hvor er oppmerksomheten din? Ikke ha nesa nedi mobilen. 

4. Ord: Still et åpningsspørsmål, møt de interesserte, fang oppmerksomheten, se den kontaktsøkende. 

5. Klær: Ha på "uniform", som t-skjorte eller hettegenser med logo, dersom foreningen har slikt. Klær kommuniserer før du får åpnet munnen.

6. Ordning og reda: Rent, ryddig og god plass rundt standen.

7. Blikkfang: Sørg for at rollups/annet materiell er godt synlig, men ikke bruk mer enn din plass. Pass på at alle kommer rundt og frem, også rullestol, krykker, barnevogn.

🤷🏾‍♂️Jeg hakke tid til å engasjere meg frivillig, sa du?

Studenter er travle dyr. De må på forelesning. De må følge med og gjøre det som skal til for å lære det de skal i studietida. I tillegg har de kanskje en jobb på siden som gjør at de får det litt lettere økonomisk. På toppen av dette skal de rekke opp hånda for å engasjere seg frivillig. Hvor mange timer har et døgn til å gjøre alt, liksom? De opplever rett og slett at tida ikke strekker til.

Når dere står på stand kan dere oppleve at det er vanskelig å rekruttere fordi folk sier at de ikke har tid. Og hva skal dere svare da??

Her kommer noen tips:

Studenter er forskjellige med ulike utgangspunkt og muligheter for å engasjere seg. Minn dem gjerne på at det finnes veldig mange forskjellige måter å engasjere seg på. Både størrelse og innhold i verv varierer. Det er for eksempel stor forskjell på å gå inn i et lederverv i Studentdemokratiet versus jobbe som frivillig på studenthuset et par ganger i måneden. Felles for de begge er derimot at det er en døråpner til sosiale fellesskap og nye erfaringer. Dersom det føles mest riktig at et engasjement er mer studierelatert, finnes det faktisk mange linjeforeninger på de ulike campusene. Da får du koblet studiene direkte til det å være med i studentfrivilligheten!

🤗 Hvordan ta imot nye frivillige?

Når rekrutteringen av nye fjes til styre og stell er ferdig, er det viktig å ta de nye godt imot. Særlig dersom de skal jobbe frivillig for første gang. Tenk gjennom hvordan du selv ble tatt imot. Hva var bra? Hva kunne vært annerledes?

Her er en liten sjekkliste for hva du må huske på:

1. Gjenta vervbeskrivelsen, og pass på at nykommeren vet hvilke arbeidsoppgaver hen har.

2. Fortell den nye om ansvaret til resten av arbeidsgruppa. Oversikt er viktig, og skaper forutsigbarhet for den nye.

3. Utveksle kontaktinfo. Pass på at den nye blir inkludert i alle felleschatter og digitale grupper. Det er ekstra sårbart å gå glipp av informasjon når en er ny, så pass litt ekstra på at alle er med i loopen fra start!

4. Fadderordning! Kan en av de erfarne i styret/arbeidsgruppa ta seg litt ekstra av den nye i oppstarten? Det er viktig at den uerfarne har en rask og enkel vei til informasjon. Mange synes det er lettere å spørre en utpekt fadder enn å stille nybegynnerspørsmål i en felles gruppechat. Vær tydelig på at ingen spørsmål er dumme!

5. Bli kjent med hverandre! Vi har laget forslag til relasjonsbyggende aktiviteter nederst i dette avsnittet. Noen tenker kanskje at det ikke er tid til tullete team-building-ting, men et team som kjenner hverandre godt samarbeider bedre enn de som ikke er like godt kjent. I tillegg kan det være ganske gøy! For noen..

Vi kan dele bli-kjent-øvelser inn i tre kategorier:

Den første handler om å bli kjent med hele gruppa. Deretter er det viktig å bli kjent formelt eller faglig, og til slutt mer privat. Hva som er viktigst for nettopp deres frivillige forening eller organisasjon må dere avgjøre selv. Men en god blanding er å anbefale!

🏅 Gratulerer! Du er ferdig med kurset i rekruttering av frivillige. Nå er det bare å brette opp ermene og sette i gang med rekrutteringen. Vi heier på deg!

🔗 Lenkesamling

• Frivillig.no

• TED Talk: What makes a good life? Lessons from the longest study on happiness

• Ta test om organisasjonens inkluderingsarbeid

Klar for neste kurs?