Ord og uttrykk når du skal drive en forening

1. Et sted å være

Mange foreninger har egne lokaler til å drive med virksomheten sin, men dette gjelder ikke alle. Her er noen forslag til hvor man kan holde møter:

• Grupperom på campus - her har dere tilgang til lerret og prosjektor og bord kan settes opp etter møtets karakter (hestesko, langbord, gruppebord).

• Har campusen din et studenthus? Her er det ofte et møterom.

• Kaféer - passer for mer uformelle møter.

2. Ledelse

Det å være leder i en studentforening innebærer ofte å få opplevelser og ansvar man ellers ikke ville fått før etter flere år i arbeidslivet. Du har ansvaret for å ha overblikket over foreningens aktiviteter og økonomi, og sørge for at de frivillige spiller på samme lag. Vi anbefaler alle nye ledere å ha gode forventningsavklaringer med sine nye medarbeidere, samt jevnlige personalsamtaler og tilbakemeldingsrunder.

3. Møteledelse

I en hektisk hverdag der man balanserer studier, verv og fritid, er det viktig at man ikke bruker unødvendig mye tid på ineffektive møter.

Her er åtte tips for hvordan du som møteleder kan holde effektive og konstruktive møter:

1. Mål: Skriv ned hva som er målet med møtet, sett deretter agenda. Send ut innkalling i god tid, så får deltakerne tid til å forberede seg til sakene. Hva ønsker du/dere å oppnå? Er det å planlegge et arrangement, diskutere en sak, motivere hverandre, beslutte en sak eller få tilbakemeldinger?

2. Innsjekk: Her “tuner man inn” deltakerne på møtet og ønsker velkommen. Her kan man kommunisere målet og klargjøre forventninger og møteregler.

3. Referering: Ha alltid en referent, som kan skrive ned hvem som deltok på møtet, hva dere har diskutert og hva som er bestemt på møtet. Dette er greit for å huske hva som skjedde i etterkant, men er også en fin oversikt for de som ikke hadde mulighet til å være med på møtet.

4. Rollemodell: Som møteleder er du en rollemodell. Vær interessert og hyggelig, skap trygghet og gi rom til at alle får plass. Samtidig må du passe på at møtet ikke sklir ut, og håndtere eventuelle utfordringer som for eksempel uenigheter, digresjoner og dominerende personligheter.

5. Fasilitering: Å fasilitere innebærer å styre en gruppeprosess – og diskusjon - slik at man får en effektiv utnyttelse av tiden og et best mulig resultat. I møtesammenheng kan dette være å booke et passende møtelokale, kanskje ordne med kaffe og frukt? Sett mål, agenda og gi eventuelle saksdokumenter og oppgaver på forhånd.

6. Aktiviser og engasjer: Ha en tydelig saksliste, og sørg for at denne er kjent for alle deltakerne. Prøv å la deltakerne snakke i grupper før diskusjonen tas opp i plenum.

7. Beslutninger: Når en beslutning er tatt er det viktig å gjøre klart hvem som skal gjøre hva, og innen hvilket tidspunkt det skal være gjort. Sørg for at de som skal gjennomføre oppgavene har nok ressurser til å gjøre dette.

8. Avslutte møtet: Her oppsummerer du hva dere har diskutert og hva dere har besluttet. Gjenta ansvarsfordeling og bli enige om veien videre.

4. Arbeidsmiljø

Et arbeidsmiljø inkluderer både fysiske og psykiske faktorer. Her gir vi deg som er leder fem tips til hvordan du kan legge til rette for at alle i foreningen skal trives:

1. Forventningsavklaringer: Hvordan skal vi jobbe og snakke sammen? Når man oppretter en arbeidsgrupper det greit å ha en forventningsavklaring, der man definerer både hvilke forventninger man har til vervet, seg selv og de andre i gruppen.

2. Motivasjon: Respekter at folk har forskjellige motivasjoner for å bli med i foreningen. Noen vil ha sosialt påfyll, noen tenker karriere, mens andre vil bidra til å gjøre en forskjell for andre. Alt dette er greit! Det viktigste er at de bidrar inn i gruppen.

3. Eierskap: Når man skal ta beslutninger er det viktig at alle i gruppen føler eierskap til denne. Dette betyr leder og medarbeidere bør legge til rette for at alle får delt sine idéer og innspill før beslutningen tas. Slik unngår man at noen føler seg “overkjørt” eller utenfor. En god måte å sikre at alle føler seg hørt på er å la folk snakke i mindre grupper før det diskuteres i plenum.

4. Anerkjennelse: Når du gir anerkjennelse, bør denne være fortjent og konkret. Hva har personen gjort for å fortjene ros? Skap god kultur for positivt sladder/framsnakk.

5. Konflikter: Det er helt normalt at det blir uoverensstemmelser i en arbeidsgruppe - og det kan også være et sunnhetstegn at ikke alle er enige hele tiden. Det er likevel viktig å passe på at uenigheten ikke utvikler seg, og at det skilles mellom sak og person.

5. Styrearbeid

Hovedoppgavene til styret pleier å være:

• Lede organisasjonens virksomhet.

• Arrangementer, møter, sosiale samlinger, etc.

• Ha ansvar for organisasjonens økonomi.

• Ta vare på alle viktige dokumenter.

• Post, søknader og referater med mer må tas vare på for at det skal være mulig å gå tilbake og se på hva som er gjort tidligere.

• Gi informasjon til medlemmene.

• Skrive referat fra styremøtene. Slik kan medlemmer se hva organisasjonen jobber med og styret huske hva de har bestemt og følge med på at beslutninger gjennomføres.

6. Erfaringsoverføring mellom styrer

Når et nytt styre blir valgt, må informasjonen i Brønnøysundregisteret oppdateres og tilgang til bankkontoer, e-postlister og sosiale medier overføres. 

Vi anbefaler at alle med leder- og styreverv skriver erfaringsskriv med arbeidsbeskrivelser og årshjul som de gir til sine arvtakere. Det kan være lurt å skrive kontinuerlig gjennom vervet, da man ofte glemmer ting som er greit å ha med.

Sett gjerne av en helg med det nye styret, der man kan gå gjennom større tema i plenum, der avtroppende og påtroppende kan snakke to og to, og påtroppende kan stille spørsmål om ting de er usikre på. Gå gjennom årshjul, budsjett og regnskap på slike samlinger.